Neue BMF-Vorgaben zur steuerlichen Anerkennung von Bewirtungskosten

Hintergrund

Mit BMF-Schreiben vom 20. November 2025 (IV C 6 – S 2145/00026/005/033) wurden die Voraussetzungen für die steuerliche Anerkennung von Bewirtungskosten neu gefasst. Das Schreiben ersetzt die bisherigen Regelungen vom 30. Juni 2021 und berücksichtigt die Einführung der obligatorischen elektronischen Rechnung (E-Rechnung) zwischen inländischen Unternehmern ab dem 1. Januar 2025 nach dem Wachstumschancengesetz. Für Bewirtungen bis 31. Dezember 2024 gilt das alte BMF-Schreiben weiter.

Grundprinzip

Nach § 4 Absatz 5 Satz 1 Nr. 2 EStG sind angemessene Bewirtungskosten aus geschäftlichem Anlass als Betriebsausgaben nur abzugsfähig, wenn der Steuerpflichtige Ort, Tag, Teilnehmer, Anlass und Höhe der Aufwendungen schriftlich nachweist. Diese Angaben müssen zeitnah erfolgen. Üblicherweise wird dafür ein Eigenbeleg erstellt, der vom Steuerpflichtigen zu unterschreiben ist. Bei Bewirtungen in einem Restaurant muss zusätzlich die Rechnung des Bewirtungsbetriebs beigefügt werden. Auf dem Eigenbeleg genügen Angaben zu Anlass und Teilnehmern.

Anforderungen an die Rechnung

1. Kleinbetragsrechnungen (bis 250 €)

Nach § 33 UStDV muss eine Kleinbetragsrechnung folgende Angaben enthalten:

• vollständiger Name und Anschrift des Bewirtungsbetriebs,
• Ausstellungsdatum,
• Art und Umfang der Bewirtungsleistung (nicht nur „Speisen und Getränke“),
• Leistungszeitpunkt (Tag der Bewirtung),
• Rechnungsbetrag.

Bezeichnungen wie „Menü 1“, „Tagesgericht 2“ oder „Lunch-Buffet“ sind ausreichend, wenn sie verständlich sind.
Handschriftliche Ergänzungen oder Stempel reichen dagegen nicht.

Trinkgelder können auf der Rechnung maschinell ausgewiesen oder vom Empfänger quittiert werden.

2. Rechnungen über 250 €

Für Rechnungen mit einem Gesamtbetrag über 250 € gelten zusätzlich:

• Angabe der Steuernummer oder USt-ID des Bewirtungsbetriebs,
• fortlaufende Rechnungsnummer,
• Name des Bewirtenden (also des Leistungsempfängers).

Diese Angaben müssen vollständig sein, sonst ist der Betriebsausgabenabzug ausgeschlossen.

3. Erstellung der Bewirtungsrechnung

Verwendet der Bewirtungsbetrieb ein elektronisches Kassensystem (§ 146a AO, § 6 KassenSichV), werden nur solche Rechnungen anerkannt, die

• maschinell erstellt,
• elektronisch aufgezeichnet und
• mit einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) abgesichert sind.

Belege in anderer Form – etwa handschriftlich oder rein maschinell ohne TSE – genügen nicht.
Die Bewirtungskosten sind dann vollständig vom Betriebsausgabenabzug ausgeschlossen.

Der Bewirtende darf grundsätzlich darauf vertrauen, dass eine ordnungsgemäß erstellte Rechnung vorliegt, wenn der Beleg eine Transaktionsnummer, Seriennummer oder einen QR-Code mit diesen Angaben enthält.

Bei unbaren Zahlungen (z. B. bei Veranstaltungen mit späterer Abrechnung) ist zusätzlich der Zahlungsbeleg beizufügen, sofern die Zahlungsart nicht auf der Rechnung vermerkt ist.

4. Elektronische und digitale Belege

Seit 2025 kann die Bewirtungsrechnung digital übermittelt oder elektronisch erstellt werden – etwa als E-Rechnung nach § 14 UStG oder als sonstige elektronische Rechnung.
Papierrechnungen dürfen digitalisiert werden.

Auch der Eigenbeleg kann digital erstellt oder digitalisiert werden, sofern

• er elektronisch signiert oder genehmigt wird,
• Änderungen elektronisch nachvollziehbar sind,
• Eigenbeleg und Rechnung digital verknüpft werden (z. B. über QR-Code oder Index im DMS),
• und die GoBD-Vorgaben zur ordnungsgemäßen Aufbewahrung eingehalten werden.

Fehlt die eindeutige Zuordnung zwischen Bewirtungsbeleg und Rechnung, ist der Abzug zu versagen.

5. Bewirtungen im Ausland

Die Anforderungen gelten grundsätzlich auch bei Auslandsbewirtungen.
Kann der Steuerpflichtige glaubhaft machen, dass im jeweiligen Staat keine maschinelle oder elektronische Rechnungspflicht besteht, genügt ausnahmsweise auch eine handschriftliche ausländische Rechnung.