Was regelt der aktuelle BMF-Entwurf zur E-Rechnung?

Übersicht: Was regelt der Entwurf konkret?

Definition zulässiger E-Rechnungsformate

Eine gültige E-Rechnung im Sinne des BMF-Entwurfs ist ein strukturierter, maschinenlesbarer Datensatz, der dem EU-Standard EN 16931 entspricht. Akzeptierte Formate sind:

• XRechnung (XML-basiert, Standard im öffentlichen Sektor)
• ZUGFeRD 2.x, ausgenommen die Profile MINIMUM und BASIC-WL
• EDI-Formate, sofern sie interoperabel und konform sind

Nicht zulässig sind klassische PDFs ohne strukturierte Daten, Word-Dokumente, Excel-Dateien oder eingescannte Rechnungen per E-Mail.

Technologische Anforderungen und Übertragungswege

Der Entwurf lässt verschiedene Übertragungswege zu, solange sichergestellt ist, dass sowohl Authentizität als auch Unversehrtheit der Daten gewährleistet sind. Die Zustellung kann z. B. über E-Mail, Plattformen oder APIs erfolgen. Entscheidend ist der strukturierte Inhalt, nicht der Transportweg.

Staffelung der Einführungspflichten

Die Einführung soll in drei Stufen erfolgen:

Umgang mit technischen Fehlern und Sonderfällen

Der Entwurf geht auch auf technische Ausnahmen ein: Bei Systemausfällen oder nicht erfüllbaren Anforderungen dürfen vorübergehend alternative Formate genutzt werden. Eine Sonderregelung betrifft auch Dauerverträge, bei denen das Vertragsdokument als Rechnung gilt – hier gelten spezifische Übergangsregelungen.

Seit 1. Januar 2025: Was gilt konkret?

Empfangspflicht für alle Unternehmen

Unabhängig von Größe, Branche oder Rechtsform müssen alle Unternehmen mit Sitz in Deutschland seit dem 01.01.2025 strukturierte E-Rechnungen empfangen und revisionssicher archivieren können. Die technische Umstellung darf nicht aufgeschoben werden.

Tipp: Nutzer von „DATEV Unternehmen online“ erfüllen diese Voraussetzung meist bereits.

Versand: Noch keine Pflicht, aber Einschränkungen

Der Versand von Papierrechnungen bleibt bis Ende 2026 grundsätzlich zulässig. Allerdings dürfen PDFs, Word-Dokumente und ähnliche Formate nur noch dann verwendet werden, wenn der Rechnungsempfänger ausdrücklich zugestimmt hat (§ 14 Abs. 1 Satz 5 UStG-E).

Welche Ausnahmen gelten?

Der Entwurf sieht Ausnahmen für folgende Fälle vor:

• Kleinbetragsrechnungen (bis 250 € brutto)

• Fahrausweise

• Rechnungen an Privatpersonen (B2C)

• Rechnungen von Kleinunternehmern, sofern diese selbst nicht zur E-Rechnung verpflichtet sind

Was bedeutet das konkret für Sie als Unternehmer?

Wenn Sie Rechnungsempfänger sind:

• Ab 2025 müssen Sie strukturierte E-Rechnungen empfangen und revisionssicher archivieren.
• Verweigert ein Empfänger die E-Rechnung ohne technischen Grund, verliert er den Anspruch auf alternative Formate.

Wenn Sie Rechnungsaussteller sind:

• PDFs sind nur mit Zustimmung erlaubt.
• Papierrechnungen bleiben bis Ende 2026 möglich.
• Für strukturierte E-Rechnungen ist eine kompatible Software (z. B. mit XRechnung oder ZUGFeRD 2.x) erforderlich.

Unsere Empfehlung: jetzt handeln, nicht warten!

Auch wenn der BMF-Entwurf noch nicht final ist, ist die die E-Rechnungspflicht beschlossene Sache. Wer sich jetzt vorbereitet, spart Zeit, Kosten und Stress und erfüllt die gesetzlichen Anforderungen pünktlich.

So gehen Sie jetzt vor:

1. Technik prüfen: Ist Ihr Unternehmen in der Lage, strukturierte E-Rechnungen zu empfangen?
2. Software evaluieren: Kann Ihre Lösung XRechnung oder ZUGFeRD erzeugen?
3. PDF-Zustimmung sichern: Dokumentieren Sie explizit, wenn Sie weiterhin PDFs versenden wollen.

Wir halten Sie natürlich auf dem Laufenden, sobald das finale BMF-Schreiben im Bundessteuerblatt veröffentlicht ist.