BFM | Kostenersatz für E-Dienstwagen: Neue Regelungen ab 2026

Seit dem 1. Januar 2026 gelten neue Regeln zur Erstattung von Stromkosten beim Laden von Elektro-Dienstwagen. Bisher konnten Arbeitgeber ihren Mitarbeitern eine Pauschale für den Ladestrom zuhause erstatten, doch diese Regelungen wurden durch das Bundesministerium für Finanzen (BMF) geändert. Jetzt ist der Nachweis der tatsächlich entstandenen Stromkosten erforderlich.

Was ändert sich für Arbeitgeber ab 2026?

Bis zum 31. Dezember 2025 konnten Arbeitgeber ihren Mitarbeitern eine Pauschale für den Ladestrom ihrer Elektro- oder Hybridfahrzeuge erstatten – steuer- und beitragsfrei. Diese Pauschalen wurden jedoch abgeschafft und seit dem 01.01.2026 gilt ein neues Verfahren. Arbeitgeber müssen nun die tatsächlich entstandenen Kosten für den Strom nachweisen und erstatten. Für viele Unternehmen bedeutet das zusätzlichen Verwaltungsaufwand, aber auch eine Möglichkeit zur Vereinfachung durch die Einführung einer Strompreispauschale.

Die neue Regelung: Nachweis der Stromkosten

Seit 2026 müssen Arbeitnehmer den Verbrauch des geladenen Stroms exakt nachweisen. Das bedeutet:

• Strommenge (in kWh): Der Arbeitnehmer muss den Stromverbrauch dokumentieren. Dies kann z. B. durch einen Stromzähler in der Wallbox oder im Fahrzeug erfolgen.
• Kosten pro kWh: Der Arbeitnehmer muss ebenfalls nachweisen, wie viel er für den Strom bezahlt hat. Dies erfolgt typischerweise durch den Stromvertrag, den der Arbeitnehmer mit seinem Anbieter abgeschlossen hat.

Arbeitgeber müssen diese Nachweise prüfen und können dann die tatsächlichen Stromkosten erstatten. Für die Berechnung der Erstattung wird auch der anteilige Grundpreis des Stromvertrags berücksichtigt.

Beispiel:
Ein Mitarbeiter lädt 250 kWh Strom in seinen Dienstwagen und der Strompreis beträgt 0,26 Euro pro kWh. Der Arbeitgeber erstattet ihm für diese Menge an Strom 77,50 Euro (250 kWh x 0,26 Euro + anteiliger Grundpreis).

Die Strompreispauschale: Eine Alternative seit 2026

Um den administrativen Aufwand zu reduzieren, haben Arbeitgeber die Möglichkeit, seit 2026 eine vereinfachte Strompreispauschale zu wählen. Diese Pauschale basiert auf dem vom Statistischen Bundesamt veröffentlichten Durchschnittspreis für Strom in privaten Haushalten. Für 2026 liegt dieser bei 0,34 Euro pro kWh (für Haushalte mit einem Jahresverbrauch von 5.000 bis 15.000 kWh).

Beispiel:
Ein Mitarbeiter lädt 3.000 kWh Strom in seinem Dienstwagen. Mit der Strompreispauschale von 0,34 Euro pro kWh würde der Arbeitgeber ihm 1.020 Euro steuer- und beitragsfrei erstatten (3.000 kWh x 0,34 Euro).

Das Besondere an der Pauschale ist, dass der Arbeitnehmer keinen Nachweis über die tatsächlichen Kosten erbringen muss. Die Pauschale wird für das gesamte Jahr 2026 auf Basis des veröffentlichten Durchschnittspreises des Vorjahres berechnet.

Was passiert, wenn der Arbeitnehmer Strom aus der eigenen PV-Anlage nutzt?

Ein häufig auftretendes Szenario betrifft Arbeitnehmer, die ihren E-Dienstwagen mit Strom aus einer eigenen Photovoltaikanlage (PV-Anlage) aufladen. Auch hier hat das BMF eine Regelung getroffen. Für den Auslagenersatz werden weiterhin die Strompreise des Stromanbieters zugrunde gelegt – auch wenn der Mitarbeiter einen Teil des Stroms selbst erzeugt hat. Diese Vereinfachung verhindert eine komplizierte Berechnung der Mischkosten aus zugekauftem und selbst erzeugtem Strom.

Beispiel:
Ein Mitarbeiter hat eine PV-Anlage und bezieht zusätzlich Strom vom Netz. Die Kosten für den zugekauften Strom liegen bei 0,30 Euro pro kWh. Für den nachgewiesenen Verbrauch von 300 kWh kann der Arbeitgeber den vollen Preis des zugekauften Stroms von 0,30 Euro pro kWh ansetzen.

Wichtiges für Arbeitgeber: Wahlrecht und Umsetzung seit 2026

Seit dem 01.01.2026 haben Arbeitgeber die Wahl, entweder die tatsächlichen Stromkosten oder die vereinfachte Strompreispauschale zu erstatten. Diese Wahl muss jedoch für das gesamte Jahr einheitlich getroffen werden. Wenn der Arbeitgeber sich für die Pauschale entscheidet, kann er den Verwaltungsaufwand erheblich reduzieren. Bei der Wahl der tatsächlichen Kosten ist eine genaue Prüfung und Dokumentation erforderlich.

Kurzum: Was bedeutet das konkret für Arbeitgeber?

Die neuen Regelungen zur Erstattung der Ladestromkosten für E-Dienstwagen stellen Arbeitgeber vor einige Herausforderungen, insbesondere was die Dokumentation und den Nachweis der Stromkosten betrifft. Gleichzeitig bietet die Einführung der Strompreispauschale eine vereinfachte Möglichkeit, die Kosten zu erstatten. Arbeitgeber sollten sich frühzeitig über die neuen Regelungen informieren, um mögliche Fehler bei der Erstattung zu vermeiden.

Unser Tipp: Wenn Ihr Unternehmen viele E-Dienstwagen stellt oder Mitarbeiter mit eigenen Stromzählern ausgestattet sind, könnte die Wahl der Strompreispauschale eine praktische Lösung für Sie sein. Wenn Sie jedoch auf die tatsächlichen Kosten zurückgreifen wollen, sollten Sie ein gut strukturiertes Verfahren zur Dokumentation und Prüfung einführen.