BFH | Häusliches Arbeitszimmer: Belege sammeln allein reicht für den Steuerabzug nicht

Wer selbständig arbeitet und einen Teil der eigenen Wohnung oder des eigenen Hauses als Arbeitszimmer nutzt, kennt die jährliche Berechnung häufig schon aus der Steuererklärung. Miete, Abschreibung, Schuldzinsen, Strom, Heizung, Versicherungen und weitere Kosten werden zusammengestellt und anschließend wird ermittelt, welcher Anteil auf das Arbeitszimmer entfällt.

Dabei kann leicht der Eindruck entstehen, dass steuerlich alles in Ordnung ist, solange sämtliche Rechnungen vorhanden sind und sich die Kosten später nachvollziehbar berechnen lassen.

So einfach ist es allerdings nicht.

Der Bundesfinanzhof hat mit Urteil vom 24. März 2026, VIII R 6/24, deutlich gemacht, dass bei den tatsächlichen Aufwendungen für ein häusliches Arbeitszimmer nicht nur der Beleg an sich entscheidend ist. Selbständige müssen zusätzlich die besonderen Aufzeichnungspflichten des § 4 Abs. 7 EStG beachten.

Das kann erhebliche Folgen haben. Wer seine Rechnungen während des Jahres lediglich sammelt und die Arbeitszimmerkosten erst viele Monate später im Zuge der Steuererklärung zusammenstellt, riskiert, dass die tatsächlichen Aufwendungen steuerlich nicht anerkannt werden.

Worum ging es in dem Fall?

Der Kläger erzielte unter anderem Einkünfte aus selbständiger Arbeit und ermittelte seinen Gewinn mittels Einnahmenüberschussrechnung.

Für seine Tätigkeit nutzte er Räume in seinem Eigenheim. Dass grundsätzlich ein häusliches Arbeitszimmer vorlag und dieses den Mittelpunkt seiner Tätigkeit bildete, stand nicht im Mittelpunkt des Rechtsstreits.

Problematisch war vielmehr die Dokumentation der entstandenen Kosten.

Der Steuerpflichtige bewahrte seine Belege während des Jahres auf. Eine gesonderte Zusammenstellung der Aufwendungen für das Arbeitszimmer erstellte er jedoch erst später im Zusammenhang mit seiner Einkommensteuererklärung.

Dieses Vorgehen dürfte vielen Selbständigen bekannt vorkommen. Rechnungen für Strom, Gebäudeversicherung, Finanzierung oder Reparaturen werden zunächst gesammelt und am Jahresende oder bei Vorbereitung der Steuererklärung anteilig auf das Arbeitszimmer verteilt.

Nach Auffassung des BFH genügt eine solche nachträgliche Zusammenstellung den gesetzlichen Anforderungen jedoch nicht.

Warum reicht eine Belegsammlung nicht aus?

Der Grund liegt in § 4 Abs. 7 EStG.

Die Vorschrift verlangt für bestimmte Betriebsausgaben, dass diese einzeln und getrennt von den sonstigen Betriebsausgaben aufgezeichnet werden. Zu diesen besonders aufzeichnungspflichtigen Kosten gehören auch Aufwendungen für ein häusliches Arbeitszimmer.

Damit verlangt das Steuerrecht mehr als den bloßen Nachweis, dass eine Ausgabe tatsächlich angefallen ist.

Eine Rechnung beantwortet zunächst nur die Frage, ob und in welcher Höhe Kosten entstanden sind. Die besondere Aufzeichnung nach § 4 Abs. 7 EStG soll zusätzlich sicherstellen, dass bestimmte steuerlich besonders behandelte Aufwendungen bereits in der laufenden Gewinnermittlung gesondert erfasst werden.

Aus diesem Grund kann selbst eine vollständige und ordentlich sortierte Belegsammlung problematisch sein, wenn die eigentliche Zuordnung und Aufzeichnung erst erheblich später vorgenommen wird.

Wie müssen die Arbeitszimmerkosten aufgezeichnet werden?

Bei einer Einnahmenüberschussrechnung können die betreffenden Aufwendungen beispielsweise in einer gesonderten Spalte erfasst werden. Ebenso kommt eine eigenständige schriftliche oder digitale Aufstellung in Betracht.

In der Praxis kann dafür also auch eine gesonderte Excel-Tabelle oder eine andere digitale Übersicht verwendet werden.

Entscheidend ist weniger das konkrete technische Format als die Frage, ob die Kosten tatsächlich einzeln, getrennt und zeitnah erfasst werden.

Eine während des Jahres fortlaufend gepflegte Arbeitszimmerübersicht kann diese Voraussetzungen erfüllen. Anders sieht es aus, wenn die Tabelle erst im Mai oder Juni des Folgejahres anhand eines Belegordners erstellt wird.

Gerade dieser Unterschied ist für die Praxis wesentlich.

Was bedeutet „zeitnah“?

Der BFH knüpft an die bisherige Rechtsprechung zu § 4 Abs. 7 EStG an. Danach sollen die betreffenden Aufzeichnungen grundsätzlich innerhalb eines relativ kurzen Zeitraums vorgenommen werden.

Das Urteil verweist dabei auf einen Zeitraum von grundsätzlich zehn Tagen. Unter bestimmten Voraussetzungen kann eine Aufzeichnung auch innerhalb eines Monats noch ausreichend sein.

Daraus sollte allerdings nicht der Schluss gezogen werden, dass Unternehmer für jede Heizkostenrechnung zwingend eine zehntägige Frist im Kalender überwachen müssen.

Wesentlich wichtiger ist ein nachvollziehbarer laufender Prozess. Wer beispielsweise einmal monatlich die während dieses Zeitraums angefallenen Arbeitszimmerkosten in einer gesonderten Übersicht erfasst, befindet sich in einer ganz anderen Situation als jemand, der die erstmalige Zuordnung erst bei Erstellung der Einkommensteuererklärung vornimmt.

Welche Kosten können ein häusliches Arbeitszimmer betreffen?

Bei einem häuslichen Arbeitszimmer kommen zahlreiche Aufwendungen in Betracht. Bei einer gemieteten Wohnung gehört dazu insbesondere der anteilige Mietaufwand. Bei einer eigenen Immobilie können unter anderem die Gebäudeabschreibung und Finanzierungskosten eine Rolle spielen.

Daneben kommen beispielsweise folgende Aufwendungen in Betracht:

• Strom und Heizkosten,
• Wasser und weitere Nebenkosten,
• Grundsteuer,
• Gebäudeversicherungen,
• Müllabfuhr,
• Reinigungskosten,
• bestimmte Renovierungs- und Erhaltungsaufwendungen.

Kosten, die ausschließlich das Arbeitszimmer betreffen, können gegebenenfalls unmittelbar zugeordnet werden. Aufwendungen für die gesamte Wohnung oder das gesamte Gebäude müssen regelmäßig nach einem sachgerechten Maßstab aufgeteilt werden.

Davon zu unterscheiden sind klassische Arbeitsmittel wie ein beruflich genutzter Computer, ein Drucker oder unter bestimmten Voraussetzungen auch ein Schreibtisch. Für solche Gegenstände gelten eigene steuerliche Regeln.

Was passiert mit Kosten, deren Höhe erst nach Jahresende feststeht?

Nicht jede Ausgabe lässt sich bereits im laufenden Jahr abschließend ermitteln.

Das gilt beispielsweise bei verbrauchsabhängigen Kosten. Die endgültigen Strom- oder Heizkosten stehen häufig erst fest, wenn die Jahresabrechnung des Versorgers vorliegt.

Auch bestimmte Finanzierungskosten lassen sich gegebenenfalls erst anhand einer Jahresabrechnung des Kreditinstituts vollständig bestimmen.

Solche Fälle berücksichtigt auch die Finanzverwaltung. Es wird nicht verlangt, einen Betrag aufzuzeichnen, der zu diesem Zeitpunkt noch gar nicht bekannt sein kann. Entscheidend ist vielmehr, dass die Aufzeichnung zeitnah erfolgt, sobald die notwendigen Informationen vorliegen.

Ähnliches gilt für Abschreibungsbeträge. Diese müssen nicht monatlich erneut berechnet werden. Eine jährliche Erfassung kann ausreichen, wenn sie zeitnah nach Ablauf des jeweiligen Kalender- oder Wirtschaftsjahres vorgenommen wird.

Damit bleibt eine praktikable Handhabung möglich. Das Urteil richtet sich nicht gegen unvermeidbare spätere Berechnungen, sondern vor allem gegen eine erstmalige Gesamtaufbereitung sämtlicher Arbeitszimmerkosten lange nach Ablauf des Jahres.

Was gilt für die Jahrespauschale von 1.260 Euro?

Seit 2023 gibt es neben dem Abzug der tatsächlichen Aufwendungen die Möglichkeit, für ein häusliches Arbeitszimmer eine Jahrespauschale von bis zu 1.260 Euro geltend zu machen.

Voraussetzung ist grundsätzlich, dass das Arbeitszimmer den Mittelpunkt der gesamten betrieblichen und beruflichen Betätigung bildet.

Für jeden vollen Kalendermonat, in dem diese Voraussetzung nicht erfüllt ist, reduziert sich der Betrag um ein Zwölftel.

Aus praktischer Sicht hat die Jahrespauschale einen zusätzlichen Vorteil: Nach Auffassung der Finanzverwaltung gelten die besonderen Aufzeichnungspflichten des § 4 Abs. 7 EStG für diese Pauschale nicht.

Gerade bei Selbständigen mit vergleichsweise niedrigen tatsächlichen Arbeitszimmerkosten kann deshalb ein Vergleich sinnvoll sein.

Liegen die tatsächlichen Aufwendungen beispielsweise lediglich geringfügig über oder sogar unter 1.260 Euro, kann die Pauschale nicht nur steuerlich, sondern auch wegen des geringeren Dokumentationsaufwands interessant sein.

Bei hohen anteiligen Miet-, Gebäude- oder Finanzierungskosten kann der tatsächliche Kostenabzug dagegen deutlich günstiger sein. Dann sollte allerdings sichergestellt werden, dass die dafür erforderlichen Aufzeichnungen tatsächlich ordnungsgemäß geführt werden.

Jahrespauschale und Homeoffice-Tagespauschale sind nicht dasselbe

In der Praxis werden die verschiedenen Regelungen zum Arbeiten von zu Hause häufig miteinander vermischt.

Die Jahrespauschale für das häusliche Arbeitszimmer und die sogenannte Homeoffice-Tagespauschale verfolgen unterschiedliche Konzepte.

Für die Tagespauschale ist grundsätzlich kein steuerlich anerkanntes häusliches Arbeitszimmer erforderlich. Sie beträgt 6 Euro pro begünstigtem Tag und ist auf maximal 1.260 Euro im Jahr begrenzt.

Die Jahrespauschale für das häusliche Arbeitszimmer setzt dagegen grundsätzlich voraus, dass ein entsprechender Raum vorhanden ist und dieser den Mittelpunkt der gesamten betrieblichen und beruflichen Betätigung bildet.

Das aktuelle BFH-Urteil betrifft die besonderen Aufzeichnungspflichten beim Abzug der tatsächlichen Kosten eines häuslichen Arbeitszimmers.

Betrifft das Urteil nur Freiberufler mit Einnahmenüberschussrechnung?

Der vom BFH entschiedene Fall betraf einen selbständig Tätigen, der seinen Gewinn durch Einnahmenüberschussrechnung ermittelte.

Die Aufzeichnungspflicht des § 4 Abs. 7 EStG ist jedoch nicht auf diese eine Gewinnermittlungsart beschränkt.

Bei bilanzierenden Unternehmern werden entsprechende Kosten regelmäßig über gesonderte Konten erfasst. Bei einer Einnahmenüberschussrechnung kann dagegen eine eigene Spalte, Kostenkategorie oder gesonderte Aufstellung genutzt werden.

Für Arbeitnehmer sollte das Urteil dagegen nicht einfach übertragen werden. Die Entscheidung betrifft die besonderen Aufzeichnungspflichten für Betriebsausgaben eines selbständig Tätigen. Arbeitnehmer befinden sich steuerlich in einer anderen Ausgangssituation.

Was bedeutet das Urteil für Selbständige in der Praxis?

Wer die tatsächlichen Aufwendungen für ein häusliches Arbeitszimmer geltend macht, sollte die Kosten nicht erst bei Vorbereitung der Steuererklärung aufbereiten.

Sinnvoll ist vielmehr ein einfacher laufender Prozess.

Bereits zu Beginn des Jahres sollte feststehen, wo die entsprechenden Aufwendungen erfasst werden. Das kann beispielsweise ein separates Konto in der Finanzbuchhaltung, eine gesonderte Kostenkategorie oder eine fortlaufend gepflegte digitale Übersicht sein.

Bei unmittelbar dem Arbeitszimmer zuzurechnenden Kosten sollte die Zuordnung möglichst zeitnah erfolgen.

Kosten, die das gesamte Gebäude oder die gesamte Wohnung betreffen, können ebenfalls laufend erfasst und später nach dem entsprechenden Aufteilungsmaßstab berücksichtigt werden.

Beträge, die erst aufgrund einer Jahresabrechnung feststehen, sollten nach Eingang dieser Abrechnung ergänzt werden.

Damit entsteht über das Jahr hinweg eine nachvollziehbare Dokumentation und nicht erst im Nachhinein eine steuerliche Rekonstruktion.

Beispiel: So könnte die Dokumentation aussehen

Eine selbständige Unternehmensberaterin arbeitet überwiegend aus einem steuerlich anerkannten Arbeitszimmer in ihrem Eigenheim.

Im Februar fällt eine Reparatur an, die ausschließlich das Arbeitszimmer betrifft. Die Rechnung wird unmittelbar in einer gesonderten Arbeitszimmerübersicht erfasst.

Im April wird die Gebäudeversicherung gezahlt. Auch dieser Betrag wird aufgenommen und als Aufwand gekennzeichnet, der später anteilig dem Arbeitszimmer zugerechnet wird.

Die endgültigen Strom- und Heizkosten stehen erst im Folgejahr nach Zugang der Jahresabrechnungen fest. Nach Eingang der Abrechnungen werden die entsprechenden Beträge berechnet und zeitnah ergänzt.

Die Gebäudeabschreibung wird nach Ablauf des Jahres einmalig berücksichtigt.

Damit entsteht eine laufende Dokumentation, obwohl nicht jeder endgültige Arbeitszimmerbetrag bereits während des Jahres feststehen kann.

Was passiert, wenn die Aufzeichnungspflichten nicht eingehalten werden?

Die Folgen können erheblich sein.

Bei § 4 Abs. 7 EStG handelt es sich nicht lediglich um eine unverbindliche Ordnungsvorschrift. Die ordnungsgemäße Aufzeichnung ist Voraussetzung für den Betriebsausgabenabzug.

Fehlt die gesetzlich erforderliche gesonderte Aufzeichnung, kann deshalb der Abzug der betreffenden Kosten vollständig ausgeschlossen sein.

Gerade darin liegt die praktische Bedeutung der BFH-Entscheidung.

Der Steuerpflichtige kann tatsächlich Kosten getragen haben. Sämtliche Rechnungen können vorhanden sein. Die Berechnung kann rechnerisch vollständig nachvollziehbar sein. Trotzdem kann der Abzug daran scheitern, dass die vorgeschriebene Aufzeichnung nicht ordnungsgemäß geführt wurde.

Unser Praxishinweis

Das Urteil ist ein gutes Beispiel dafür, dass steuerliche Dokumentation nicht erst bei Erstellung der Steuererklärung beginnt.

Wer die tatsächlichen Kosten eines häuslichen Arbeitszimmers als Betriebsausgaben geltend macht, sollte deshalb prüfen, wie diese Aufwendungen im laufenden Jahr erfasst werden.

Wer bislang lediglich Rechnungen gesammelt und die anteiligen Arbeitszimmerkosten erst im Rahmen der Jahresabschlussarbeiten oder der Einkommensteuererklärung zusammengestellt hat, sollte diesen Prozess anpassen.

Gerade bei einer digitalen Buchhaltung lässt sich eine gesonderte Erfassung in der Regel ohne großen zusätzlichen Aufwand umsetzen.

Daneben sollte geprüft werden, ob der tatsächliche Kostenabzug wirtschaftlich überhaupt sinnvoller ist als die Jahrespauschale von 1.260 Euro. Die Antwort hängt von den tatsächlichen Aufwendungen und der individuellen Nutzungssituation ab.